Durante el día a día las empresas generan una gran cantidad de documentación. Esta documentación, tanto física como electrónica, se va acumulando ocupando un gran espacio que incluso nos obliga a recurrir a archivos externos para su depósito. Es cierto que guardamos papeles en exceso pero también es cierto que muchos de ellos los debemos guardar por imperativo legal. Ahora bien, ¿durante cuánto tiempo debo guardar esa documentación? Para ello haremos las siguientes distinciones:

Documentación comercial
La documentación comercial incluye, entre otros, las facturas emitidas, la mayoría de contratos, la correspondencia comercial y la documentación bancaria. Esta documentación debe ser conservada durante un periodo obligatorio de 6 años.
Documentación contable
La documentación contable incluye, entre otros documentos, los libros de comercio (Libro Diario, Inventario y Cuentas Anuales) e informes (Auditoría). Esta documentación debe ser conservada durante un período obligatorio de 6 años.

Documentación laboral
La documentación laboral comprende todo aquello en materia de contratación, libro de visitas, nóminas, actas con el comité de empresa, expedientes laborales y actas de consolidación así como las posibles sentencias que tengamos en nuestro poder. Este tipo de documentación debe ser conservada durante un período de 3 años.
La documentación en materia de Seguridad Social y Prevención de Riesgos Laborales debe ser conservada por un periodo de 5 años.
Documentación fiscal
La documentación fiscal incluye, entre otros, toda la documentación que justifique la actuación tributaria (justificantes de ingresos y gastos) que incluirá tanto la contabilidad como la documentación soporte de la misma (contratos, facturas, recibos, albaranes…) y todo tipo de declaraciones fiscales. Toda esta documentación debe ser conservada durante un período de 4 años.

Documentación societaria
La documentación societaria incluye, entre otras, la escritura de constitución de la sociedad, escrituras de elevación a público de acuerdos sociales, escritura de compraventa de activos, los libros de actas y de registro de socios. Toda esta documentación recomendamos que debe ser conservada durante toda la vida de la sociedad.
Documentación en materia de Prevención de Blanqueo de Capitales
Para estos supuestos, la Ley de prevención de blanqueo de capitales exige, una guarda y custodia de toda la documentación comercial, contable, laboral, fiscal y societaria por un período de 10 años. Esta documentación podría ser exigida en el marco de una investigación por el Servicio Español de Blanqueo de Capitales (SEBLAC).

En caso de no respetar los plazos de conservación de la documentación y archivos comentados, podríamos vernos en la obligación de hacer frente a diferentes sanciones económicas. Estas sanciones tendrían lugar en el marco de una posible inspección por parte de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), el SEBLAC, la Seguridad Social o la Inspección laboral. Un ejemplo de este tipo de sanciones lo encontramos en la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (sanciones hasta 100.000 €), la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales (hasta 150.000 € y acompañada de posibles responsabilidades penales) o la Ley General Tributaria (sanciones de hasta 6.000 €).